Vsak podjetnik se tako ali drugače sooča z birokratskimi zadevami. Žal brez tega ne gre ne na začetku kot tudi ne v že vpeljani poslovni poti. Urejanje papirjev in njihovo hranjenje je del vsake organizacije. Arhiviranje dokumentov pa je seveda lahko zelo zamudna stvar, velikokrat se tudi zgodi, da je podjetje žal površno in veliko dokumentacije nikakor ni urejene tako kot bi to bilo pametno ter potrebno. Kljub temu, da se velikokrat zdi, da se s takšnimi zadevami samo izgublja čas, pa se je potrebno močno zavedati, da temu ni tako. Papirji so zelo pomembni in tisti pravi vam lahko prihrani marsikatero nevšečnost.
Kdo?
Kdo pa se torej arhiviranja dokumentov, ki so poslovne narave, mora res držati? Odgovor je preprost – čisto vsak davčni zavezanec. Pri podjetjih gre seveda za gromozanske kupčke papirjev, ki večino leta prebijejo pri računovodjih. Konec leta pa se velikokrat ne ve, kam s temi papirji in hitro se lahko zgodi zmešnjava. To je seveda napačno ravnanje, saj je veliko teh papirjev zelo dragocenih in pomembnih. Predstavljajte si, da v najslabšem scenariju, ki žal niti ni tako neverjeten, pristanete na sodišču. Izjava sodniku, da ste pomešali dokumente vašega podjetja, jih ne najdete ali jih je tajnica vrgla stran, vam bo naredila neizmerno škodo.
Ker podjetja velikokrat ne želijo namenjati časa za arhiviranje dokumentacije ali za to vzpostaviti posebnega oddelka, velikokrat pride do nepravilnosti pri teh procesih. Pametni korak v takem primeru je, da za pomoč prosite profesionalni servis za arhiviranje dokumentacije. Eden takšnih servisov je zagotovo podjetje in spletna stran www.reisswolf.si.
Zakaj?
Zakaj pa se dokumenti arhivirajo? Prvi argument je očiten in logičen – ker v zakonih tako piše. Se pravi tako, pač je in pika. V primeru, da tega ne storite oziroma upoštevate, ste prekršili zakon in delali nekaj, kar je kaznivo dejanje. Ostali argumenti za arhiviranje dokumentov pa so predvsem vaše mirno spanje, saj imate vedno na razpolago vsa dokazila o celoti vašega poslovanja, lažje reševanje težav s strankami, zunanjimi partnerji in na koncu koncev tudi z vašimi zaposlenimi, hkrati pa je urejen arhiv pomoč pri hitrem ravnanju s inšpektorji, ki pridejo v kontrolo.
Kako?
Arhiviranje dokumentov se počne tako v fizični kot elektronski obliki. Seveda v idealnem svetu morda rekli, da elektronsko počasi zamenjuje papirnato obliko, a temu še zdaleč ni tako. Problem je predvsem pri tem, da se elektronske arhive da z lahkoto zmanipulirat in tudi vanje vdreti. Pri tem vas noben varnostni sistem ne zavaruje, saj so hekerji vsak dan boljši in velikokrat za takšno dejanje, ki vašemu podjetju lahko povzroči gromozansko škodi, ne potrebujejo več kot nekaj minut. Najbolj pametna odločitev je kombinacija obojega. Se pravi uporabljate elektronski arhiv, a še vedno imate tudi fizičnega.
Vseh dokumentov seveda ni potrebno hraniti enako dolgo. Arhiviranje dokumentov se tako tudi časovno ločuje. Nekatere je potrebno hraniti trajno, določeno 10 ali 20 let, nekatere tudi samo 5 let. Odvisno je od vrste in vsebine vašega papirja ter kako ga zakon določa.
Kaj pa varnost?
Seveda je vprašanje pri takšnih zadeva, še posebej ko naše dragocene dokumente predamo v tuje roke, ali je to sploh varno narediti. Da, vendar morate zato izbrati pravega in zaupanja vrednega ponudnika. Dobri ponudniki za arhiviranje dokumentov imajo zelo napredne tehnologije, s katerimi vam lahko zagotovijo najkvalitetnejšo in najvarnejšo storitev. Ker se s tem ukvarjajo, so tudi bolj podučeni o tem, kaj je pri takšnih delikatnih zadevah resnično pomembno. Bodo pa tudi veliko bolj previdni z vašimi dokumenti, saj je njihovo delo, da pazijo na to, kdaj je kateri papir potrebno uničiti, kdaj se ga lahko da v elektronsko verzijo, poskrbijo, da lažje dostopate do dokumentov, ki so večkrat v uporabi in uredijo tiste, ki so pripravljeni na trajno arhiviranje. Na tak način je potem tudi vaše delo veliko bolj preprosto, saj imate arhiviranje dokumentov urejeno do potankosti in posledično bo delovanje vašega podjetja bolj učinkovito. Dokumenti, ki jih potrebujejo na dnevni ravni, bodo skrbno urejeni in to v smiselnem zaporedju, tisti, ki jih pa potrebujete tu in tam, pa vam bodo dostopni na enostaven način. Nič več ne bo nepotrebnega beljenja glave z arhivom in več urnega zamudnega iskanja.
Z izbiro nekoga, ki bo za arhiviranje dokumentov, poskrbel za vas, olajšate tudi logistični del. Nič več ni težave, kako spraviti papir do nekega mesta, kjer bi ga naj hranili. Ni več nepotrebnih voženj, ko iščete določen dokument. To vse namreč naredijo ponudniki namesto vas. Dokumentacijo, ki je namenjena za to, pridejo prevzeti k vam na vaš sedež podjetja, ter jo varno dostavijo v prostore, kjer se bo hranila.
Skrb za vso dokumentacijo je resnično zelo pomembna za vsako podjetje. Naj bo to večje, manjše ali srednje veliko podjetje. Arhiviranje je sestavni del tega in odgovorno ravnanje je, da se za to resnično najboljše poskrbi. Naj bo vaše poslovanje urejeno na pravilen način in brez nepotrebnega iskanja.
